Những điểm mà các doanh nghiệp Nhật Bản dễ gặp khó khăn trong việc tính lương tại Việt Nam

Một trong những nghiệp vụ khiến nhiều doanh nghiệp Nhật Bản đang hoạt động tại Việt Nam phải trăn trở là tính lương cho cả nhân viên người Việt và nhân viên người Nhật (駐在員).
Quy định về bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân khác biệt lớn so với Nhật Bản, hơn nữa chế độ áp dụng cho nhân viên phái cử và nhân viên tuyển dụng tại địa phương cũng không giống nhau, nên không ít doanh nghiệp gặp khó khăn như:
“mất rất nhiều thời gian cho việc tính toán hàng tháng”, “thường xuyên xảy ra sai sót”, “luôn lo lắng khi bị thanh tra thuế”.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hệ thống lại những điểm mà các doanh nghiệp Nhật Bản đặc biệt dễ gặp vướng mắc trong tính lương tại cơ sở ở Việt Nam,
và giải thích bối cảnh vì sao những vấn đề đó lại dễ phát sinh.

5 điểm dễ gặp khó khăn trong tính lương tại Việt Nam

Nguyên nhân dẫn đến rắc rối hoặc phải làm đi làm lại trong công tác tính lương tại cơ sở ở Việt Nam có thể được chia thành 5 nhóm chính sau.

Chúng ta hãy cùng xem kỹ hơn từng điểm một.

1. Tiêu chí tính bảo hiểm xã hội (BHXH・BHYT・BHTN) phức tạp

Bảo hiểm xã hội tại Việt Nam được quy định rõ tỷ lệ đóng của người lao động và doanh nghiệp,
cách tính và phạm vi đối tượng khác khá nhiều so với Nhật Bản. Ngoài ra, phạm vi các khoản phụ cấp làm căn cứ tính bảo hiểm
cũng có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp, đây là một trong những nguyên nhân gây khó khăn lớn trong thực tế vận hành.

Ví dụ thường gặp:
Doanh nghiệp lỡ tính cả những khoản lẽ ra phải loại trừ khỏi căn cứ bảo hiểm, dẫn đến thu thừa trong vài tháng liên tiếp. Sau đó phải hoàn trả lại cho người lao động và điều chỉnh sổ sách, tiêu tốn rất nhiều công sức.

2. Dữ liệu chấm công không đồng nhất, khó tập hợp làm cơ sở tính lương

Điểm xuất phát của việc tính lương hàng tháng chính là dữ liệu chấm công mỗi ngày. Tuy nhiên, trên thực tế thường xảy ra những tình huống sau:

Hệ quả là:

Việc không chuẩn hóa định dạng và quy tắc dữ liệu chấm công trên toàn công ty chính là điểm xuất phát của rất nhiều rắc rối.

3. Quy định khác nhau giữa nhân viên phái cử và nhân viên địa phương

Tại các doanh nghiệp Nhật Bản, thường có sự kết hợp giữa nhân viên phái cử từ Nhật (駐在員) và nhân viên tuyển dụng tại địa phương.
Hai nhóm này có cách xử lý về lương, bảo hiểm và thuế rất khác nhau, khiến việc tính toán trở nên phức tạp.

Hạng mục	Nhân viên phái cử	Nhân viên địa phương
Bảo hiểm xã hội	Có trường hợp tham gia bên Nhật, không thuộc đối tượng tham gia BHXH Việt Nam	Tham gia đầy đủ BHXH・BHYT・BHTN theo quy định Việt Nam
Cơ cấu lương	Lương phía Nhật + lương phía Việt Nam + phụ cấp nhà ở, v.v.	Lương cơ bản + các khoản phụ cấp (chức vụ, ăn trưa, đi lại, v.v.)
Thuế thu nhập cá nhân (PIT)	Cộng gộp chi trả phía Nhật và phía Việt Nam để xác định thu nhập chịu thuế	Tính thuế dựa trên thu nhập do phía Việt Nam chi trả

Đặc biệt với nhân viên phái cử, việc quyết định phạm vi thu nhập chịu PIT như
“thu nhập do phía Nhật chi trả”, “thu nhập do phía Việt Nam chi trả”, “phúc lợi hiện vật (nhà ở công ty, v.v.)” là rất khó.
Nếu thiết kế sai ngay từ đầu, sẽ làm gia tăng rủi ro về thuế.

4. Dễ phát sinh lỗi trong tính thuế thu nhập cá nhân (PIT)

Thuế thu nhập cá nhân (PIT) tại Việt Nam áp dụng biểu thuế lũy tiến, với nhiều bậc thuế khác nhau tùy theo mức thu nhập.
Điểm mà doanh nghiệp Nhật Bản thường vấp phải không hẳn là do không hiểu quy định, mà chủ yếu nằm ở lỗ hổng trong khâu vận hành.

Lưu ý:
Việc không đăng ký người phụ thuộc hoặc phân loại sai tính chịu thuế của các khoản phụ cấp là những điểm rất dễ bị cơ quan thuế chú ý khi thanh tra.
Nếu bị truy thu cho nhiều năm, điều đó không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng tới niềm tin của người lao động.

5. Không kịp thời theo kịp việc điều chỉnh lương tối thiểu, dẫn đến phải xử lý truy thu/truy trả

Ở Việt Nam, lương tối thiểu vùng được quy định theo từng khu vực và thường được điều chỉnh gần như hàng năm theo quyết định của Chính phủ.
Theo đó, trên thực tế lẽ ra cần phải rà soát và điều chỉnh các nội dung sau:

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chậm nắm bắt thông tin điều chỉnh hoặc chậm triển khai vào thực tế thì có thể xảy ra:

Để tránh những vấn đề này, cần xây dựng cơ chế theo dõi thông tin điều chỉnh lương tối thiểu không chỉ ở bộ phận nhân sự – tiền lương mà còn ở cấp quản lý/ban lãnh đạo.

Danh sách kiểm tra: Công tác tính lương tại cơ sở ở Việt Nam của bạn có ổn không?

Bằng cách kiểm tra xem mình có thể trả lời “Có” cho bao nhiêu mục dưới đây, bạn có thể đánh giá sơ bộ rủi ro trong công tác tính lương của doanh nghiệp.

Nếu có nhiều câu trả lời “Không”, rất có thể vẫn còn dư địa cần xem xét, cả về mặt chế độ lẫn cách vận hành.

Kết luận: Không chỉ hiểu đúng chế độ mà còn phải chuẩn hóa cách vận hành

Lý do khiến việc tính lương tại Việt Nam trở nên khó khăn không chỉ vì bản thân chế độ phức tạp.
Trên thực tế, nhiều sai sót và rắc rối lại xuất phát từ:

Nói cách khác, vấn đề nằm ở cách vận hành nhiều không kém gì ở bản thân quy định.
Để ổn định công tác tính lương tại cơ sở ở Việt Nam, ngoài việc
“hiểu đúng chế độ”, doanh nghiệp còn cần
“quản lý tập trung dữ liệu và quy tắc” và
“xây dựng cơ chế vận hành không phụ thuộc vào một cá nhân cụ thể”.

Dành cho các doanh nghiệp muốn ổn định tính lương và quản lý chấm công tại cơ sở ở Việt Nam

EST là hệ thống quản lý nhân sự – lao động, chấm công và tiền lương được thiết kế dành riêng cho các cơ sở tại Việt Nam.
Với thiết kế phù hợp với chế độ địa phương và giao diện/chức năng được tối ưu cho cách vận hành của doanh nghiệp Nhật Bản,
EST hướng tới việc giảm đồng thời gánh nặng công việc tại hiện trường và số lượng sai sót.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong công tác tính lương và nhân sự – lao động tại cơ sở ở Việt Nam, hãy cân nhắc liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.