Quy tắc cơ bản về tính lương tại Việt Nam

Đối với các doanh nghiệp Nhật Bản vận hành chi nhánh tại Việt Nam, tính lương (Payroll) là một trong những nghiệp vụ nhân sự – lao động quan trọng và phức tạp nhất.
Mức lương tối thiểu theo vùng, cách tính tiền làm thêm giờ, bảo hiểm xã hội (SI・HI・UI) và thuế thu nhập cá nhân (PIT) đều có cơ chế rất khác so với Nhật Bản.

Bài viết này sẽ giải thích chi tiết các quy tắc cơ bản của tính lương tại Việt Nam theo trình tự “tổng quan → từng yếu tố → điểm thực tiễn”.
Đây là cẩm nang đầy đủ có thể sử dụng ngay trong thực tế, phù hợp từ những người lần đầu phụ trách tính lương tại Việt Nam cho đến các nhà quản lý muốn hệ thống lại kiến thức.

Quy trình tổng thể tính lương tại Việt Nam

Việc tính lương tại Việt Nam thường được thực hiện theo quy trình sau.

Các yếu tố này liên quan chặt chẽ với nhau, chỉ cần sai sót ở một khâu cũng có thể làm sai lệch toàn bộ kết quả tính lương.

Lương cơ bản và chế độ lương tối thiểu (Region I–IV)

Tại Việt Nam, mức lương tối thiểu được quy định theo vùng (Region I–IV).
Doanh nghiệp không được phép thiết lập mức lương cơ bản thấp hơn mức lương tối thiểu áp dụng cho khu vực nơi đặt cơ sở kinh doanh.

Vùng	Khu vực áp dụng chính (ví dụ)	Đặc điểm
Region I	Trung tâm TP. Hồ Chí Minh, trung tâm Hà Nội	Mức lương tối thiểu cao nhất (khu vực đô thị lớn)
Region II	Hải Phòng, Đà Nẵng, tỉnh Bình Dương…	Khu vực bán đô thị, nhiều khu công nghiệp
Region III	Các thành phố địa phương, khu công nghiệp lân cận	Khu vực trung bình
Region IV	Khu vực nông thôn, vùng xa	Mức lương tối thiểu thấp nhất

Phân loại vùng này không chỉ ảnh hưởng đến lương tối thiểu mà còn tác động đến mức trần của bảo hiểm thất nghiệp (UI).

Các loại phụ cấp và cách xác định đối tượng chịu thuế – bảo hiểm

Một điểm quan trọng trong thiết kế tiền lương tại Việt Nam là việc áp dụng bảo hiểm xã hội (SI・HI・UI) và thuế PIT khác nhau tùy từng loại phụ cấp.
Không phải tất cả phụ cấp đều đồng loạt thuộc diện chịu thuế và bảo hiểm.

Nguyên tắc cơ bản để xác định phụ cấp chịu thuế và bảo hiểm

Thông thường, việc xác định được dựa trên các nguyên tắc sau.

Một số phụ cấp tiêu biểu và cách xử lý (tổng quan)

Loại phụ cấp	Bảo hiểm xã hội	PIT	Ghi chú
Phụ cấp chức vụ / trách nhiệm	Áp dụng	Áp dụng	Được xem tương tự lương cơ bản
Phụ cấp ăn trưa	Có điều kiện	Có điều kiện	Vượt mức quy định sẽ chịu thuế
Phụ cấp đi lại	Không áp dụng	Có điều kiện	Nguyên tắc là thanh toán theo chi phí thực tế
Phụ cấp nhà ở	Áp dụng	Áp dụng	Cần lưu ý đặc biệt với lao động nước ngoài

Nếu thiết kế phụ cấp không phù hợp, có thể phát sinh các khoản thuế và bảo hiểm ngoài dự kiến, do đó cần cân nhắc kỹ ngay từ giai đoạn xây dựng hệ thống lương.

▶ Giải thích chi tiết: Các loại phụ cấp tại Việt Nam và cách xử lý thuế – bảo hiểm

Quy định về tính lương làm thêm giờ, làm đêm và làm việc ngày nghỉ

Tại Việt Nam, tỷ lệ trả lương làm thêm giờ được quy định rõ ràng trong luật.

Sai sót trong tính toán có thể dẫn đến tình trạng trả thiếu tiền làm thêm hoặc bị cơ quan chức năng yêu cầu khắc phục.

▶ Bài viết liên quan: Cách tính tiền làm thêm giờ và làm việc ngày nghỉ

Cấu trúc cơ bản của bảo hiểm xã hội (SI・HI・UI)

Tại Việt Nam, người lao động bắt buộc phải tham gia ba loại bảo hiểm sau.

Các khoản bảo hiểm được chia thành phần người lao động đóng và phần doanh nghiệp đóng, và được xử lý đồng thời trong quá trình tính lương.

▶ Giải thích chi tiết: Điều kiện tham gia và cách tính bảo hiểm xã hội tại Việt Nam

Các bước tính thuế thu nhập cá nhân (PIT)

Thuế PIT được tính theo các bước sau.

Từ tháng 7 năm 2026, Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi dự kiến sẽ có hiệu lực.

▶ Bài viết liên quan: Sửa đổi Luật Thuế thu nhập cá nhân (áp dụng từ tháng 7/2026)

Sự khác biệt giữa lương thực lĩnh và tổng chi phí nhân sự của doanh nghiệp

Tại Việt Nam, cần phân biệt rõ ba khái niệm sau.

Nếu không tính đến phần bảo hiểm do doanh nghiệp đóng, chi phí thực tế có thể bị đánh giá thấp.

Tổng kết: Hiểu toàn diện là yếu tố then chốt trong tính lương tại Việt Nam

Tính lương tại Việt Nam là sự kết hợp phức tạp giữa lương tối thiểu, bảo hiểm xã hội, thuế và luật lao động.
Thay vì xử lý từng phần riêng lẻ, việc vận hành dựa trên sự hiểu biết toàn diện là vô cùng quan trọng.

EST cung cấp giải pháp tích hợp giúp quản lý tập trung các nghiệp vụ tính lương và nhân sự phức tạp, mang lại sự an tâm cho cả trụ sở chính tại Nhật Bản và chi nhánh tại Việt Nam.