Tiêu chí tham gia và cách tính bảo hiểm xã hội tại Việt Nam

Tại Việt Nam, có 3 loại bảo hiểm bắt buộc gồm bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), với nghĩa vụ tham gia thuộc về cả doanh nghiệp và người lao động.
Đối với các doanh nghiệp Nhật Bản, việc hiểu rõ ai là đối tượng phải tham gia, mức lương nào làm căn cứ tính thường không đơn giản và dễ trở thành vấn đề trong thực tế vận hành.
Bài viết này sẽ tổng hợp, hệ thống lại tiêu chí tham gia và cách tính bảo hiểm tại Việt Nam, đồng thời giới thiệu những điểm quan trọng mà doanh nghiệp Nhật Bản cần lưu ý.

1. Đối tượng phải tham gia bảo hiểm xã hội tại Việt Nam

Trước tiên, chúng ta cùng xác nhận “ai là người bắt buộc phải tham gia bảo hiểm xã hội”. Về nguyên tắc, đối tượng là người lao động ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp tại Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định trở lên.

1-1. Đối tượng tham gia cơ bản

Điểm lưu ý:
Về nguyên tắc, người lao động có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên sẽ thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Ngay cả trường hợp làm bán thời gian hay hợp đồng ngắn hạn, tùy theo nội dung hợp đồng mà vẫn có thể thuộc diện tham gia, vì vậy cần kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng lao động.

2. Nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội của người nước ngoài (nhân viên駐在員)

Theo Nghị định 143/2018, người lao động nước ngoài đáp ứng một số điều kiện nhất định cũng thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội Việt Nam. Tuy nhiên, đối với người Nhật là nhân viên駐在員 vẫn tồn tại một số trường hợp ngoại lệ, và nếu đánh giá sai có thể dẫn đến rủi ro.

2-1. Các trường hợp chính phải tham gia

2-2. Ví dụ tiêu biểu không thuộc diện phải tham gia

Lưu ý:
Việc xử lý đối tượng là nhân viên駐在員 phụ thuộc nhiều vào hình thức hợp đồng lao động và việc tránh đóng bảo hiểm trùng ở hai nước. Do đó, cần trao đổi, thống nhất trước với đơn vị kế toán/thuế tại địa phương hoặc chuyên gia tư vấn để xây dựng chính sách phù hợp.

3. Cấu trúc của bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp

Hệ thống bảo hiểm bắt buộc tại Việt Nam được cấu thành từ 3 loại chính sau đây:

Đối với cả 3 loại bảo hiểm này, người lao động và doanh nghiệp sẽ đóng với các tỷ lệ nhất định được quy định trong luật.

4. Tỷ lệ đóng bảo hiểm và mức lương làm căn cứ

Việc tính số tiền bảo hiểm được thực hiện dựa trên “mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm (Insurance Salary)”. Số tiền này được xác định dựa trên các khoản lương và phụ cấp thuộc diện tính bảo hiểm, sau đó nhân với tỷ lệ theo quy định pháp luật.

4-1. Tỷ lệ đóng của người lao động và doanh nghiệp (ví dụ điển hình)

4-2. Các khoản phụ cấp thuộc/không thuộc diện tính bảo hiểm

Việc một khoản phụ cấp có đưa vào mức lương tính bảo hiểm hay không sẽ được quyết định dựa trên quy chế lương của công ty và cách hiểu/áp dụng luật. Ví dụ thường gặp như sau:

Các khoản thường được tính vào lương đóng bảo hiểm

Các khoản thường không tính vào lương đóng bảo hiểm

Lưu ý:
Nếu vận hành mà không quy định rõ phụ cấp nào tính/không tính bảo hiểm, rất dễ phát sinh tình trạng “đóng thừa” hoặc “đóng thiếu” bảo hiểm và chỉ phát hiện ra sau nhiều tháng. Do đó, việc quy định rõ trong nội quy tiền lương và thống nhất cách hiểu với đơn vị kế toán/thuế là rất quan trọng.

5. Cách tính tiền đóng bảo hiểm

Tiếp theo, chúng ta cùng xem các công thức tính cụ thể. Trước hết là phần người lao động đóng và phần doanh nghiệp đóng.

5-1. Công thức tính phần người lao động đóng

Bảo hiểm xã hội (BHXH) ＝ Lương tính bảo hiểm × 8%
Bảo hiểm y tế (BHYT) ＝ Lương tính bảo hiểm × 1.5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) ＝ Lương tính bảo hiểm × 1%

5-2. Công thức tính phần doanh nghiệp đóng

Bảo hiểm xã hội (BHXH) ＝ Lương tính bảo hiểm × 17.5%
Bảo hiểm y tế (BHYT) ＝ Lương tính bảo hiểm × 3%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) ＝ Lương tính bảo hiểm × 1%

Trong thực tế, các công thức trên thường được thiết lập sẵn trong hệ thống tính lương hoặc file Excel, và kết quả sẽ được phản ánh vào bảng lương hàng tháng cũng như các tờ khai, báo cáo nộp cho cơ quan bảo hiểm/thuế.

6. Ví dụ tính toán: Trường hợp lương tính bảo hiểm là 10.000.000 VND

Giả sử một nhân viên có mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm là 10.000.000 VND, chúng ta thử tính phần người lao động và doanh nghiệp phải đóng.

6-1. Phần người lao động đóng

6-2. Phần doanh nghiệp đóng

Như ví dụ trên, dù cùng một mức lương tính bảo hiểm, số tiền mà người lao động và doanh nghiệp phải đóng chênh lệch khá lớn. Khi xây dựng thang bảng lương hoặc mô phỏng chi phí nhân sự, việc nắm được tổng chi phí bao gồm cả bảo hiểm là rất quan trọng.

7. Những rủi ro thường gặp do thiếu sót trong tham gia và tính bảo hiểm

Nếu đánh giá sai đối tượng tham gia hoặc thiết lập sai mức lương tính bảo hiểm, có thể phát sinh các rắc rối sau:

Điểm lưu ý:
Bảo hiểm xã hội là lĩnh vực “không thể chỉ thiết lập một lần rồi để đó”, mà cần được rà soát định kỳ theo các thay đổi về luật và quy chế lương. Nếu toàn bộ kiến thức và thiết lập chỉ nằm ở một cá nhân phụ trách, rủi ro sẽ càng cao.

8. Kết luận: Hiểu đúng quy định và chuẩn hóa vận hành là chìa khóa

Tiêu chí tham gia và cách tính bảo hiểm xã hội tại Việt Nam khác khá nhiều so với Nhật Bản và có nhiều quy định mang tính “đặc thù địa phương”, nên người mới phụ trách dễ cảm thấy khó hiểu.
Tuy nhiên, nếu hệ thống lại các điểm chính thì có thể tóm tắt như sau:

Song song với việc hiểu rõ quy định, việc xây dựng “cơ chế để bất kỳ ai cũng có thể tính toán giống nhau” cũng rất quan trọng, nhằm giảm phụ thuộc vào cá nhân và ổn định nghiệp vụ bảo hiểm tại chi nhánh Việt Nam.

Dành cho các doanh nghiệp muốn chuẩn hóa bảo hiểm xã hội và tính lương tại chi nhánh Việt Nam

EST là hệ thống quản lý nhân sự – chấm công – tiền lương được thiết kế chuyên biệt cho các chi nhánh tại Việt Nam.
Thông qua chức năng quản lý master các khoản tính bảo hiểm và thiết lập logic tính tự động, EST hỗ trợ chuẩn hóa nghiệp vụ vốn dễ bị phụ thuộc vào từng cá nhân phụ trách.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc tính lương, quản lý bảo hiểm và nhân sự tại Việt Nam, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

Tải tài liệu

Liên hệ