Thời gian thử việc và hợp đồng lao động tại Việt Nam — Nắm vững “quy tắc chuyển đổi”…

Khi tuyển dụng nhân sự tại Việt Nam, điều đầu tiên cần thiết kế chính là “thời gian thử việc” và “thời hạn hợp đồng”. Nếu áp dụng tư duy quản lý theo kiểu Nhật để kéo dài thời gian thử việc, hoặc gia hạn hợp đồng xác định thời hạn nhiều lần, doanh nghiệp có thể gặp phải tranh chấp lao động hoặc bị “chuyển thành hợp đồng không xác định thời hạn ngoài ý muốn” về sau. Cái khó của thực tiễn là sai lầm trong thiết kế ở khâu đầu vào tuyển dụng thường rất khó khắc phục sau này.

Bài viết này, dựa trên Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021), sẽ hệ thống hóa các quy định về thời gian thử việc, “quy tắc chuyển đổi” từ hợp đồng xác định thời hạn sang không xác định thời hạn, quy định đặc thù đối với người lao động nước ngoài, cũng như chế tài xử phạt khi vi phạm, dưới góc nhìn thực tiễn của doanh nghiệp Nhật Bản. Đặc biệt, chúng tôi sẽ làm rõ chính xác điểm dễ gây hiểu lầm nhất: “hợp đồng không xác định thời hạn ≠ thuê suốt đời”.

1. Hợp đồng lao động tại Việt Nam chỉ có “2 loại”

Trước hết, cần nắm rõ rằng theo Bộ luật Lao động 2019 (Điều 20), hợp đồng lao động được phép giao kết chỉ có 2 loại. Loại “hợp đồng lao động theo mùa vụ (dưới 12 tháng)” từng có trong Bộ luật Lao động cũ (Luật số 10/2012) đã bị bãi bỏ trong Bộ luật Lao động 2019. Hiểu đúng sự khác biệt giữa 2 loại này chính là điểm khởi đầu cho toàn bộ công tác quản lý hợp đồng.

Loại hợp đồng	Thời hạn	Đặc điểm
Hợp đồng lao động không xác định thời hạn （indefinite-term）	Không xác định thời hạn	Hợp đồng không ấn định thời điểm chấm dứt. Cần lưu ý các trường hợp bị chuyển thành “không xác định thời hạn ngoài ý muốn” theo quy tắc chuyển đổi nêu ở phần sau
Hợp đồng lao động xác định thời hạn （fixed-term）	Không quá 36 tháng kể từ ngày có hiệu lực	Hợp đồng ghi rõ thời hạn. Chỉ được giao kết liên tiếp tối đa 2 lần (Điều 20 khoản 2)

Điểm mấu chốt là giới hạn của hợp đồng xác định thời hạn là “36 tháng”, và chỉ có 2 lựa chọn “không xác định thời hạn hay xác định thời hạn”. Cách vận hành lặp lại các hợp đồng ngắn hạn dựa trên hợp đồng mùa vụ theo luật cũ không còn giá trị theo luật hiện hành. Trên nền tảng 2 loại hợp đồng này, chúng ta sẽ tiếp tục xem xét “thời gian thử việc” và “quy tắc chuyển đổi” ở phần sau.

2. Quy định về thời gian thử việc — Giới hạn, tiền lương, số lần

Thời gian thử việc (Probation) được quy định tại Điều 24 đến Điều 27 Bộ luật Lao động 2019. Điều đầu tiên doanh nghiệp Nhật Bản cần nắm là số ngày thử việc tối đa khác nhau tùy theo tính chất công việc (Điều 25).

Tính chất công việc	Thời gian thử việc tối đa
Người quản lý doanh nghiệp (executive／director)	Không quá 180 ngày
Công việc cần trình độ từ cao đẳng trở lên	Không quá 60 ngày
Công việc cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, lao động lành nghề	Không quá 30 ngày
Công việc khác (lao động phổ thông, giản đơn)	Không quá 6 ngày làm việc

Về tiền lương cũng có quy định pháp luật. Tiền lương trong thời gian thử việc phải bằng ít nhất 85% tiền lương của công việc khi được nhận chính thức (Điều 26). Cách thiết lập kiểu “vì đang thử việc nên trả một nửa” là trái luật.

Có 2 phương thức thử việc (Điều 24): ① giao kết hợp đồng thử việc độc lập, và ② đưa nội dung thử việc vào trong hợp đồng lao động. Lưu ý, không được áp dụng thử việc đối với hợp đồng có thời hạn dưới 1 tháng. Và quan trọng nhất là giới hạn về số lần: chỉ được thử việc 1 lần đối với một công việc. Việc kéo dài hoặc thử việc nhiều lần là trái luật.

Việc chấm dứt trong thời gian thử việc rất linh hoạt. Trong thời gian thử việc, cả doanh nghiệp và người lao động đều có thể hủy hợp đồng không cần báo trước, không phải bồi thường (Điều 27). Ngược lại, nếu kết quả thử việc đạt yêu cầu, doanh nghiệp có nghĩa vụ giao kết hợp đồng lao động. Việc “đạt yêu cầu nhưng không ký hợp đồng chính thức” là không được chấp nhận.

3. Điểm dễ bỏ sót: “Thời gian thử việc và bảo hiểm xã hội”

Trong thiết kế thử việc, điều doanh nghiệp Nhật Bản dễ bỏ sót là cách xử lý bảo hiểm xã hội (tham gia bắt buộc). Ở đây, kết luận thay đổi tùy theo phương thức (① và ② nêu trên).

4.【Cốt lõi】”Quy tắc chuyển đổi” từ xác định thời hạn sang không xác định thời hạn

Nội dung quan trọng nhất của bài viết này chính là quy tắc chuyển đổi từ hợp đồng xác định thời hạn sang không xác định thời hạn (Điều 20 khoản 2). Nếu không hiểu chính xác điểm này, doanh nghiệp có thể vô tình chuyển toàn bộ nhân viên sang hợp đồng không xác định thời hạn mà không hề hay biết.

Có 2 quy tắc lớn.

• Hợp đồng xác định thời hạn chỉ được giao kết liên tiếp tối đa 2 lần (lần 1 + gia hạn 1 lần). Nếu vẫn tiếp tục sử dụng lao động sau khi hợp đồng xác định thời hạn lần 2 hết hạn, thì hợp đồng lần 3 bắt buộc phải là hợp đồng không xác định thời hạn
• Nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc sau khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn, mà trong vòng 30 ngày kể từ ngày hết hạn không giao kết hợp đồng mới, thì hợp đồng đó tự động chuyển thành hợp đồng không xác định thời hạn

Nếu minh họa quy trình, sẽ như sau.

Giai đoạn	Hợp đồng	Lưu ý thực tiễn
Lần 1	Xác định thời hạn (tối đa 36 tháng)	Nếu tiếp tục sau khi hết hạn, giao kết hợp đồng tiếp theo trong vòng 30 ngày
Lần 2	Xác định thời hạn (tối đa 36 tháng)	Hợp đồng xác định thời hạn liên tiếp chỉ đến đây. Nếu tiếp tục sau khi hết hạn thì lần sau phải là không xác định thời hạn
Lần 3	Bắt buộc không xác định thời hạn	Không được giao kết lại hợp đồng xác định thời hạn (đối với lao động thông thường)

5. “Hợp đồng không xác định thời hạn ≠ thuê suốt đời”【Đính chính hiểu lầm】

Ở đây, xin đính chính điểm mà doanh nghiệp Nhật Bản dễ hiểu lầm nhất. “Khi chuyển từ xác định thời hạn sang không xác định thời hạn thì phải thuê suốt đời” — đây là một sự hiểu lầm.

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn chỉ có nghĩa là “không ấn định thời hạn”, chứ không có nghĩa là “không thể chấm dứt”. Ngay cả với hợp đồng không xác định thời hạn, nếu thuộc căn cứ theo luật định (lý do kinh tế, không đủ năng lực, vi phạm kỷ luật, cắt giảm nhân sự do thu hẹp hoạt động, v.v.) và tuân thủ thủ tục theo luật định, thì vẫn có thể chấm dứt hợp đồng.

Do đó, không cần quá lo sợ rằng “chuyển thành không xác định thời hạn = không thể cho nghỉ việc”. Tuy nhiên, ngược lại cũng có nghĩa là việc chấm dứt hợp đồng bắt buộc phải có căn cứ chính đáng và thủ tục hợp lệ, và điều này áp dụng chung cho cả hợp đồng xác định thời hạn lẫn không xác định thời hạn. Nếu hình dung qua cách diễn đạt kiểu Nhật là “thuê suốt đời” sẽ dễ nhìn sai bản chất, nên cách hiểu chính xác về hợp đồng không xác định thời hạn là “hợp đồng không ấn định thời hạn, áp dụng các quy tắc chấm dứt thông thường”. Chi tiết về căn cứ và thủ tục chấm dứt hợp đồng không xác định thời hạn được giải thích trong Cẩm nang về sa thải và kỷ luật.

6. Quy định đặc thù đối với người lao động nước ngoài

Đối với chuyên gia biệt phái (expat) và người nước ngoài được tuyển dụng tại chỗ, có quy định đặc thù khác biệt lớn so với các quy tắc từ trước đến nay (Điều 151 khoản 2). Nếu nhầm lẫn điểm này sẽ dẫn đến quản lý hợp đồng sai sót.

• Chỉ được giao kết hợp đồng xác định thời hạn. Không được giao kết hợp đồng không xác định thời hạn với người lao động nước ngoài
• Thời hạn hợp đồng lấy thời hạn hiệu lực của giấy phép lao động (work permit) làm giới hạn. Do giấy phép lao động có thời hạn tối đa 24 tháng, nên hợp đồng cũng gắn liền với thời hạn này (thời hạn giấy phép được ưu tiên hơn quy tắc chung 36 tháng tại Điều 20)
• Quy tắc chuyển đổi sang không xác định thời hạn không được áp dụng. Điều 20 khoản 2 loại trừ rõ ràng người lao động nước ngoài (Điều 151 khoản 2), nên có thể gia hạn hợp đồng xác định thời hạn không giới hạn số lần theo việc gia hạn giấy phép

Nói cách khác, đối với người nước ngoài, không cần bận tâm đến quy tắc “chuyển thành không xác định thời hạn sau 2 lần xác định thời hạn”. Thay vào đó, trọng tâm quản lý nằm ở việc khớp thời hạn hiệu lực của giấy phép lao động với thời hạn hợp đồng. Vì giấy phép hết hạn thì cơ sở của hợp đồng cũng sụp đổ, nên điểm mấu chốt trong thực tiễn là quản lý đồng bộ lịch gia hạn giấy phép và việc gia hạn hợp đồng.

7. Những sai lầm dễ mắc và chế tài xử phạt

Dựa trên các quy tắc đã nêu, chúng tôi hệ thống lại những sai lầm mà doanh nghiệp Nhật Bản thực tế hay mắc phải.

• Giao kết hợp đồng xác định thời hạn lần thứ 3 (đối với lao động thông thường. Hợp đồng xác định thời hạn quá 2 lần liên tiếp là trái luật)
• Để quá 30 ngày sau khi hết hạn mà không xử lý, dẫn đến chuyển thành không xác định thời hạn ngoài ý muốn
• Đặt tiền lương thử việc dưới 85%, vượt quá số ngày tối đa, thử việc nhiều lần / kéo dài
• Đã đưa thử việc vào hợp đồng lao động nhưng bỏ sót việc tham gia BHXH cho thời gian thử việc

Các vi phạm này sẽ bị xử phạt hành chính. Chế tài được quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 17/01/2022), trong đó mức phạt đối với tổ chức (doanh nghiệp) gấp 2 lần cá nhân. Do doanh nghiệp Nhật Bản về nguyên tắc thuộc “tổ chức”, nên áp dụng mức tiền trong các bảng dưới đây.

Vi phạm về thử việc (Điều 10)

Nội dung vi phạm	Cá nhân (VND)	Tổ chức (VND)
Áp dụng thử việc với người ký HĐ dưới 1 tháng／Không thông báo kết quả thử việc	500 nghìn～1 triệu	1 triệu～2 triệu
Thử việc từ 2 lần trở lên／Vượt thời gian／Lương dưới 85%／Đạt yêu cầu nhưng không ký HĐ chính thức	2 triệu～5 triệu	4 triệu～10 triệu

Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm buộc trả phần tiền lương chênh lệch và buộc giao kết hợp đồng lao động.

Vi phạm về loại hợp đồng (Điều 9)

Trường hợp giao kết loại hợp đồng không phù hợp, chẳng hạn ký hợp đồng xác định thời hạn ở nơi lẽ ra phải là không xác định thời hạn, mức phạt sẽ tăng theo 5 bậc tùy theo số lượng người lao động bị vi phạm. Cần lưu ý rằng nếu tuyển dụng nhiều người theo loại hợp đồng sai, số tiền phạt sẽ tăng vọt.

Số lượng người lao động	Cá nhân (VND)	Tổ chức (VND)
1～10 người	2 triệu～5 triệu	4 triệu～10 triệu
11～50 người	5 triệu～10 triệu	10 triệu～20 triệu
51～100 người	10 triệu～15 triệu	20 triệu～30 triệu
101～300 người	15 triệu～20 triệu	30 triệu～40 triệu
Từ 301 người trở lên	20 triệu～25 triệu	40 triệu～50 triệu

Đối với tổ chức, mức phạt tối đa là 50 triệu VND. Vì sai sót về loại hợp đồng không tính “theo từng vụ” mà phình to “theo số người”, nên điều quan trọng là không để tồn đọng những sai lệch trong vận hành.

8. Tổng kết — Quản lý hợp đồng là “quản lý thời điểm”

Việc quản lý thời gian thử việc và thời hạn hợp đồng, xét đến cùng, chính là “quản lý thời điểm”. Nếu theo dõi ngày hết hạn, thời hạn gia hạn, ngày kết thúc thử việc bằng sức người hay Excel, thì việc bỏ sót “quy tắc 30 ngày” hay quên gia hạn chắc chắn sẽ xảy ra. Xin hệ thống lại các điểm chính của bài viết.

• Chỉ có 2 loại hợp đồng (không xác định thời hạn／xác định thời hạn, tối đa 36 tháng). Hợp đồng mùa vụ đã bị bãi bỏ
• Thử việc theo giới hạn từng loại công việc, lương từ 85% trở lên, mỗi công việc chỉ 1 lần. Kéo dài, nhiều lần đều trái luật
• Xác định thời hạn tối đa 2 lần liên tiếp → lần 3 bắt buộc không xác định thời hạn. Tự động chuyển thành không xác định thời hạn sau 30 ngày kể từ khi hết hạn
• Không xác định thời hạn ≠ thuê suốt đời. Nếu tuân thủ căn cứ và thủ tục theo luật định thì vẫn có thể chấm dứt
• Người nước ngoài chỉ được xác định thời hạn, giới hạn theo thời hạn giấy phép lao động. Quy tắc chuyển đổi sang không xác định thời hạn không được áp dụng

Bài viết liên quan

• Những điểm cần lưu ý khi giao kết hợp đồng lao động tại Việt Nam
• Cẩm nang về sa thải và kỷ luật tại Việt Nam
• Những điểm chính của Luật Bảo hiểm xã hội sửa đổi 2025