ESTは何名から利用できますか？

1名から数千名規模まで利用できます。従業員数に応じて最適なライセンス構成を提案します。

対応言語は何がありますか？

日本語・ベトナム語・英語の3言語に対応しており、管理者・従業員ともに自分の言語で利用できます。

現在利用中の勤怠システムからデータを取り込めますか？

CSVアップロードで給与計算に自動反映できます。システム連携による自動取り込みに対応できる勤怠システムもあります。

ベトナムの身分証（IDカード）はスマートフォンで読み取れますか？

スマートフォンでIDカードを撮影するだけで、社員情報を自動入力できます。

セキュリティ対策はどのようになっていますか？

クラウド環境での暗号化や権限管理など、各種セキュリティ対策を実施しています。

スマートフォンから承認ワークフローを利用できますか？

従業員はスマホから申請でき、管理者もスマホから承認を行うことができます。

どのような帳票を出力できますか？

出勤簿、賃金台帳、社員台帳、契約書、社会保険関連書類など、人事・労務に必要な帳票をExcel形式で出力できます。

サポートは日本語で受けられますか？

日本語・ベトナム語の両方でサポートを提供しています。

現在のシステムやExcelからのデータ移行は手伝ってもらえますか？

はい。現在利用中のシステムやExcelデータからの移行支援を行っています。

Vietnam Personal Income Tax for Japanese Expatriates — Residency, Gross-up, and Japan-Vietnam Tax Treaty

Đối với chuyên gia và quản lý Nhật Bản được phái cử sang Việt Nam, thuế thu nhập cá nhân (PIT) là vấn đề phức tạp hơn rất nhiều so với nhân viên người Việt thông thường. Việc xác định tư cách cư trú, kê khai lương trả tại Nhật, tính gross-up khi hợp đồng net-guarantee, áp dụng Hiệp định thuế Nhật-Việt và quyết toán khi xuất cảnh đều có những quy tắc riêng. Bài viết này tổng hợp một cách có hệ thống các điểm thực tiễn về PIT dành cho chuyên gia phái cử, dựa trên Luật PIT sửa đổi có hiệu lực từ tháng 7/2026, hướng đến bộ phận nhân sự công ty mẹ Nhật Bản và CFO công ty con Việt Nam.

1. Xác định cư trú là điểm khởi đầu

Việc xử lý thuế của chuyên gia phái cử thay đổi hoàn toàn tùy thuộc vào tư cách cá nhân cư trú hay cá nhân không cư trú. Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC Điều 1, cá nhân được coi là cư trú thuế tại Việt Nam khi đáp ứng một trong các điều kiện sau.

Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch
Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đến Việt Nam
Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam (đăng ký thường trú hoặc nhà thuê có hợp đồng từ 183 ngày trở lên)

Hạng mục	Cá nhân cư trú	Cá nhân không cư trú
Phạm vi chịu thuế	Thu nhập toàn cầu	Chỉ thu nhập nguồn Việt Nam
Thuế suất	Lũy tiến 5-35%	Cố định 20%
Giảm trừ bản thân/phụ thuộc	Có	Không
Quyết toán năm	Bắt buộc	Không cần

Đối với chuyên gia phái cử dài hạn, hầu như chắc chắn sẽ trở thành cá nhân cư trú, do đó toàn bộ lương trả tại Nhật cũng phải kê khai tại Việt Nam. Đây là sai sót thường gặp nhất của doanh nghiệp Nhật.

2. Xử lý đặc biệt năm đến/năm về

Năm đến Việt Nam và năm về nước có cách xử lý đặc biệt phức tạp. Việc lựa chọn phương pháp tính tùy theo số ngày có mặt tại Việt Nam trong năm đến.

Năm đến: Phương pháp năm dương lịch vs 12 tháng liên tục

Trường hợp đạt 183 ngày trong năm đến: Áp dụng phương pháp năm dương lịch. Kỳ tính thuế là từ 1/1 đến 31/12 của năm đó.
Trường hợp dưới 183 ngày trong năm đến nhưng đạt 183 ngày trong 12 tháng liên tục: Áp dụng phương pháp 12 tháng liên tục. Kỳ tính thuế đầu tiên là 12 tháng kể từ ngày đến.

Lưu ý về thời gian chồng lấp trong phương pháp 12 tháng: Khi sử dụng phương pháp 12 tháng liên tục, kỳ tính thuế đầu tiên (12 tháng kể từ ngày đến) sẽ chồng lấp với năm dương lịch tiếp theo. PIT đã nộp trong phần chồng lấp được khấu trừ vào kỳ tính thuế năm dương lịch tiếp theo. Nếu bỏ qua việc khấu trừ này sẽ dẫn đến nộp thuế trùng.

Năm về: Quyết toán xuất cảnh trong vòng 45 ngày

Khi chuyên gia kết thúc phái cử và về nước, phải hoàn thành quyết toán PIT trong vòng 45 ngày kể từ ngày xuất cảnh. Đây là điểm thường bị bỏ sót, đặc biệt khi việc bàn giao đột ngột giữa người tiền nhiệm và người kế nhiệm. Nếu chậm trễ quá 90 ngày sẽ bị phạt tối đa 25 triệu VND.

3. Tính Gross-up và ảnh hưởng từ sửa đổi 07/2026

Hợp đồng phái cử của doanh nghiệp Nhật Bản thường áp dụng net-guarantee (đảm bảo thu nhập sau thuế cho chuyên gia). Trong trường hợp này, PIT và phí BHXH do doanh nghiệp gánh được coi là thu nhập chịu thuế bổ sung của chuyên gia, do đó cần thực hiện tính ngược gross-up. Lưu ý: theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15, mức giảm trừ gia cảnh mới (bản thân 15,5 triệu, người phụ thuộc 6,2 triệu VND) đã có hiệu lực áp dụng cho kỳ tính thuế từ 01/01/2026, trước thời điểm hiệu lực chính của Luật.

Thay đổi quan trọng theo Luật PIT sửa đổi tháng 7/2026

Hạng mục	Trước sửa đổi	Sau sửa đổi (từ 7/2026)
Giảm trừ bản thân	11 triệu VND/tháng	15,5 triệu VND/tháng (+41%)
Giảm trừ người phụ thuộc	4,4 triệu VND/người	6,2 triệu VND/người
Bậc 2 thuế suất	15%	10%
Bậc 3 thuế suất	25%	20%
Ngưỡng thuế suất tối đa 35%	Trên 80 triệu VND	Trên 100 triệu VND

Đối với chuyên gia có thu nhập cao, việc nâng ngưỡng thuế suất tối đa 35% từ 80 triệu lên 100 triệu VND sẽ giảm nhẹ gánh nặng PIT. Cần cập nhật bảng tính gross-up nội bộ ngay từ giai đoạn chuyển tiếp.

4. Hiệp định thuế Nhật-Việt và miễn thuế ngắn hạn

Hiệp định thuế Nhật-Việt (ký kết năm 1995, áp dụng theo Thông tư 205/2013/TT-BTC) quy định chế độ miễn thuế cho người công tác ngắn hạn. Để được áp dụng, cần đáp ứng đồng thời cả 3 điều kiện sau.

Ba điều kiện miễn thuế ngắn hạn (Điều 15)

Thời gian có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm tính thuế
Thù lao do người sử dụng lao động không phải cư trú Việt Nam chi trả
Thù lao không do cơ sở thường trú (PE) tại Việt Nam gánh chịu

Rủi ro Economic Employer: Ngay cả khi lương được trả tại Nhật, nếu công ty con Việt Nam thực tế gánh chịu chi phí qua hình thức recharge (thu hồi chi phí), cơ quan thuế Việt Nam có thể coi công ty con là “người sử dụng lao động thực tế” và từ chối ưu đãi hiệp định thuế. Đặc biệt cần thận trọng với chế độ chuyển cử (secondment).

5. Phụ cấp đặc thù chuyên gia (nhà ở, học phí, vé máy bay)

Đối với chuyên gia phái cử, có nhiều khoản phụ cấp khác với nhân viên người Việt thông thường, mỗi khoản có quy tắc xử lý thuế riêng biệt.

Hạng mục phụ cấp	Cách xử lý thuế
Phụ cấp nhà ở	Số tiền thực tế HOẶC “15% tổng thu nhập chịu thuế trừ tiền thuê nhà”, chọn mức thấp hơn làm thu nhập chịu thuế
Học phí cho con	Doanh nghiệp trả trực tiếp cho trường mầm non-THPT tại Việt Nam: miễn thuế. Đại học không thuộc diện miễn thuế
Vé máy bay về nước	1 chuyến khứ hồi/năm cho bản thân người lao động: miễn thuế. Vé cho gia đình bị tính thuế
Chi phí chuyển nhà	Chi phí thực tế 1 lần khi đến và khi về: miễn thuế
Phụ cấp ăn trưa	Tối đa 730.000 VND/tháng: miễn thuế

Cách áp dụng đúng mức trần 15% cho phụ cấp nhà ở: Ví dụ tổng thu nhập chịu thuế (không bao gồm tiền thuê nhà) là 200 triệu VND, tiền thuê nhà thực tế là 40 triệu VND. Mức trần 15% là 200 × 15% = 30 triệu VND. Vì 30 triệu < 40 triệu nên thu nhập chịu thuế là 30 triệu VND, không phải 40 triệu. Việc kê khai toàn bộ 40 triệu là sai sót thường gặp.

6. Giấy chứng nhận cư trú (CoR) và tránh đánh thuế kép

Khi chuyên gia là cá nhân cư trú tại Việt Nam, để được khấu trừ thuế nước ngoài (PIT đã nộp tại Việt Nam) tại Nhật Bản, cần có Giấy chứng nhận cư trú thuế (Certificate of Residence: CoR) do cơ quan thuế Việt Nam cấp.

Đơn xin: Mẫu 06/HTQT
Giấy chứng nhận: Mẫu 07/HTQT
Thời gian xử lý: 7 ngày làm việc tại cơ quan thuế có thẩm quyền
Hiệu lực: Theo năm tính thuế. Cần nộp đơn riêng cho từng năm

Việc không xin CoR có thể dẫn đến tình trạng nộp thuế kép tại cả Việt Nam và Nhật Bản. Đặc biệt khi bao gồm lương trả tại Nhật trong quyết toán năm tại Việt Nam, CoR là tài liệu không thể thiếu cho việc khấu trừ thuế nước ngoài tại Nhật.

7. Quyết toán khi xuất cảnh (trong vòng 45 ngày)

Khi chuyên gia kết thúc phái cử và rời Việt Nam, phải hoàn thành các thủ tục PIT sau trong vòng 45 ngày kể từ ngày xuất cảnh.

Loại kê khai	Thời hạn
Khấu trừ PIT tháng	Trước ngày 20 của tháng tiếp theo
Quyết toán năm (cá nhân tự kê khai)	Trước ngày 30/4 năm sau
Quyết toán năm (DN kê khai thay)	Trước ngày 31/3 năm sau
Quyết toán xuất cảnh	Trong vòng 45 ngày kể từ ngày xuất cảnh

Để được quyết toán xuất cảnh, cần chuẩn bị bản dịch tiếng Việt phiếu lương Nhật Bản, chứng từ PIT đã nộp tại Nhật và chứng nhận số ngày có mặt. Bắt đầu chuẩn bị trước 2-3 tháng kể từ ngày xuất cảnh là an toàn.

8. Sai sót thường gặp về PIT chuyên gia của DN Nhật

Sai sót 1: Không kê khai lương trả tại Nhật

Cá nhân cư trú phải chịu thuế đối với thu nhập toàn cầu. Lương trả tại công ty mẹ Nhật Bản, tiền thưởng tại Nhật, thậm chí khoản trợ cấp nghỉ việc đều phải kê khai tại Việt Nam. Nhiều doanh nghiệp chỉ kê khai lương trả tại Việt Nam, đây là sai sót nghiêm trọng nhất.

Sai sót 2: Hiểu sai mức trần 15% phụ cấp nhà ở

“15% tổng thu nhập chịu thuế” là tỷ lệ tính trên tổng thu nhập chịu thuế trừ tiền thuê nhà, không phải trên tổng thu nhập chịu thuế bao gồm cả tiền thuê nhà. Việc nhầm lẫn mẫu số có thể khiến số tiền chịu thuế cao hơn mức cần thiết hoặc bị cơ quan thuế truy thu.

Sai sót 3: Không cập nhật công thức gross-up theo sửa đổi 07/2026

Bảng tính nội bộ và phần mềm tính lương từ công ty mẹ thường vẫn áp dụng biểu thuế cũ (ngưỡng 80 triệu VND). Trong trường hợp net-guarantee, sai sót này sẽ làm doanh nghiệp phải gánh chịu thêm chi phí.

Sai sót 4: Bỏ sót quyết toán xuất cảnh

Đặc biệt khi bàn giao đột ngột giữa người tiền nhiệm và người kế nhiệm, việc quên hoàn toàn quyết toán xuất cảnh 45 ngày rất hay xảy ra. Việc chậm trễ quá 90 ngày sẽ bị phạt tối đa 25 triệu VND, đồng thời ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng tuân thủ thuế của công ty con.

Sai sót 5: Không xin CoR gây đánh thuế kép

Việc bỏ qua thủ tục CoR vì cho rằng “chỉ tốn công sức” sẽ khiến PIT đã nộp tại Việt Nam không được khấu trừ tại Nhật Bản, dẫn đến gánh nặng kép cho cá nhân (hoặc doanh nghiệp trong trường hợp net-guarantee).

9. Kết luận

Thuế TNCN dành cho chuyên gia Nhật Bản phái cử tại Việt Nam yêu cầu hiểu biết tổng hợp về việc xác định cư trú, lương trả tại Nhật, tính gross-up, Hiệp định thuế và phụ cấp đặc thù. Đặc biệt, theo Luật PIT sửa đổi tháng 7/2026, việc cập nhật bảng tính gross-up và quy trình quyết toán xuất cảnh trở thành nhiệm vụ cấp bách. Việc xử lý phù hợp ngay từ giai đoạn lập kế hoạch phái cử sẽ giảm thiểu rủi ro tuân thủ thuế và tránh được tình trạng đánh thuế kép.